digital erp
Den Anwendern von ABACUS-Enterprise bietet die Software verschiedene Funktionen, mit denen die innerbetrieblichen Prozesse und die geschäftsübergreifenden Prozesse und die geschäftsübergreifenden Prozesse digital unterstützt und abgewickelt werden können. Dabei verwendet <digital> für die digitale Abwicklung der Geschäftsprozesse Standardtechnologien und kommt von der Belegerfassung über den Dokumententausch bis zur Ablage ohne Papier aus.
Lieferantenrechnungen digital archivieren auf Basis von PDF.
<digital erp> erlaubt, alle gescannten Originaldokumente wie Lieferantenrechnungen als digital signierte PDF-Dokumente abzulegen und automatisch mit der entsprechenden Buchhaltungstransaktion zu verknüpfen. Die Folge: Transparenz auf Knopfdruck von der Buchhaltungsauswertung bis zum Originalbeleg. Eine Volltextsuchmaschine sorgt dafür, dass die Daten und Dokumente komfortabel gesucht und sofort eingesehen werden können.
Die digitale Bearbeitung ist der traditionellen Papierablage bei weitem überlegen, da nicht nur die Daten selbst, sondern auch sämtliche Bearbeitungsprozesse in den PDF mitgesichert werden, so dass die Zusammenhänge von verschiedenen Dokumenten - wie Originalrechnungen und Buchungen - in einer PDF-Datei ersichtlich sind. Ausserdem wird für Authentizität und Originalität der Daten garantiert, indem die Daten sowohl auf dem Computer wie auf einer CD oder einer DVD digital signiert und mit einem Zertifikat versehen werden können. Für Empfänger von Buchhaltungsdaten, insbesondere für Revisoren und Banken, weisen elektronisch signierte Daten eine höhere Güte auf als Papierdokumente.
Die Kreditorenbuchhaltung unterstützt mit dem elektronischen Visumsprozess die elektronische Rechnungskontrolle und die digitale Visierung über verschiedene Stufen. Der elektronische Visumsprozess ist eine wichtige Voraussetzung, damit ein Unternehmen auf die Verwendung von Papierdokumenten im innerbetrieblichen Ablauf verzichten kann. Denn nur, wenn auch die Rechungskontrolle und die Freigabe zur Zahlung elektronisch erfolgen kann, ist der digitale Prozess vom Scanning des Originaldokuments über die Verbuchung und Verknüpfung mit der Buchhaltungstransaktion bis hin zur Archivierung vollständig.
Elektronischer Datenaustausch und Weiterverarbeitung auf Basis PDF
Im geschäftübergreifenden Datenaustausch wird bei der Übermittlung eines Dokuments die PDF-Datei mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Absenders versehen. Damit ist sichergestellt, dass beim Empfänger die Authentizität des Dokuments geprüft und festgestellt werden kann, ob das Dokument zwischen Versand und Erhalt unverändert geblieben ist. Die ABACUS Business-Software nimmt beim Empfang eines Dokuments eine automatische Prüfung der Signatur bei der entsprechenden Zertifizierungsstelle vor. Ausserdem unterstützt sie die gesetzeskonforme Protokollierung aller Signatur- und Verifikationsvorgänge.
Beim Erstellen eines PDF-Dokuments mit <digital erp> werden auch Informationen über den Inhalt im XML-Format integriert. Damit wird ermöglicht, dass die Daten - eine Rechnung beispielsweise - anschliessend im ERP-System des Empfängers automatisch im Einkaufmodul oder in der Kreditorenbuchhaltung zeitsparend weiterverarbeitet werden, ohne dass der Anwender die Daten manuell erneut erfassen müsste.
B2B-Prozessintegration via E-Business-Netzwerk
Alternativ zur Übermittlung von Dokumenten als PDF via E-Mail steht auch der Versand über E-Business-Netzwerke wie AbaNet, PayNet, Conextrade von Swisscom IT Services, yellownet, sytwo und andere zur Verfügung. Diese Plattformen übernehmen die Konvertierung der Datenformate zwischen Sender und Empfänger und ermöglichen, dass Dokumente zwischen unterschiedlichen ERP-Systemen ausgetauscht werden.
Für ABACUS-Anwender liegt der Vorteil der Standardlösung von ABACUS mit AbaNet darin, eine vollständig in das <digital erp> integrierte Lösung zu haben, ohne sich um die technischen Belange wie Wartung oder Konvertierung der Daten kümmern zu müssen. Zudem ist die Einbindung weiterer Partner für den elektronischen Datenaustausch mit wenigen Schritten direkt im <digital erp> möglich.
Die Elemente der digitalen Prozessabwicklung im Überblick:
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Erstellung von Dokumenten wie Rechnungen als PDF mit integrierter XML-Inhaltsbeschreibung der Informationen und Daten
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Unterstützung der B2B-Prozessintegration durch direkten Versand von Dokumenten wie Rechnungen über E-Business-Netzwerke oder E-Mail
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Ergänzung von erstellten Dokumenten mit qualifizierten digitalen Signaturen gemäss gesetzlichen digitalen Signaturen gemäss gesetzlichen Vorschriften
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Empfang und Verarbeitung von elektronischen Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Offertanfragen
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Empfang von digital signierten Dokumenten wie Lieferantenfakturen mit automatischer Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikats bei der Zertifizierungsstelle
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Automatische Weiterverarbeitung von empfangenen Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung oder im Einkaufsmodul der Auftragsbearbeitung
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Verknüpfung von Buchhaltungstransaktionen mit Originalbelegen und Ermöglichung einer lückenlosen Prüfspur
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Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv/Dossier
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Leistungsfähige Suchmaschine AbaPilot für ein gezieltes Auffinden von Daten und zugeordneten Originalbelegen
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Scanning-Funktion für Digitalisierung von Papierdokumenten mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Lieferanten resp. Buchungstransaktion
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Auslagerung sämtlicher buchhaltungsrelevanter Information auf externe Datenträger wie CD / DVD inkl. Suchmaschine und Viewer für eine komfortable Suche nach Daten und Informationen direkt auf dem Datenträger (plattformunabhängig)
