Archivierung
Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung von allen ABACUS-Auswertungen und Originaldokumenten in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen.
Effizientersuchen – online im Zugriff
Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS-Benutzerverwaltung festgelegt werden.
Integriertes Dokumentenmanagement
Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.
Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.
Digitale Signaturen
Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer digitalen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantieren.
Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer digitalen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantieren.
Automatisches Erfassen von Original -dokumenten mit Barcodelabels und Aba Scan
Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen Dossier / Archiv abgespeichert werden – schnell und effizient. Während des Scannens wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später eine schnelle Suche des Dokumentes möglich wird. Auch nach mehreren Jahren kann das Dokument wieder eingesehen oder ausgedruckt werden.
Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen Dossier / Archiv abgespeichert werden – schnell und effizient. Während des Scannens wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später eine schnelle Suche des Dokumentes möglich wird. Auch nach mehreren Jahren kann das Dokument wieder eingesehen oder ausgedruckt werden.
Integration von Fremdformaten
Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die mit ABACUS-Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Word, div. Bildformate) archiviert werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach dem Motto: “alles Relevante am richtigen Ort“. Im Word und Excel steht eine Schaltfläche “Archiv / Dossier“ zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf diese Schaltfläche kann das bearbeitete Dokument direkt und einfach ins gewünschte Dossier / Archiv gespeichert werden. Die zeitraubende Suche nach dem Speicherort respektive der geeigneten Ablage gehört somit der Vergangenheit an.
Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die mit ABACUS-Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Word, div. Bildformate) archiviert werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach dem Motto: “alles Relevante am richtigen Ort“. Im Word und Excel steht eine Schaltfläche “Archiv / Dossier“ zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf diese Schaltfläche kann das bearbeitete Dokument direkt und einfach ins gewünschte Dossier / Archiv gespeichert werden. Die zeitraubende Suche nach dem Speicherort respektive der geeigneten Ablage gehört somit der Vergangenheit an.
Leistungs übersicht ABACUS Archivierung und digitale Signatur
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Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette zum entsprechenden Datensatz (z.B. Lieferantenbestellung)
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Automatische Ablage durch Voreinstellung von Dokumentkopien (z.B. Rechnungen, Mahnungen, Reports) ins gewünschte Archiv
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Automatisches Abspeichern einer Kopie (z.B. Lohnabrechnung) ins jeweilige Mitarbeiterdossier
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Drag & Drop von ca. 200 Dateiformaten ins Archiv
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Archivdaten können jahresabhängig ausgelagert werden.
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Archivinhalte können aus rechtlichen Gründen nicht aus dem Archiv gelöscht werden.
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Digitale Signatur gemäss gesetzlichen Anforderungen
Die Vorteile auf einen Blick
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Kein Platzbedarf für physische Ablage
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Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche
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Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten: “alles Relevante am richtigen Ort“
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Scannen von Originaldokumenten, z.B. Lieferantenrechnungen
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Originalansicht am Bildschirm von gescannten Dokumenten
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Schaltfläche “Archiv / Dossier“ in Word / Excel für direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten Dokumentes
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Automatisches Speichern von ABACUS-Dokumenten, Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch Voreinstellungen
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Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und AbaPilot-Suchsystem
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Zeit sparend durch online Zugriff auf Daten
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Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikation
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Zugriffsrechte auf Daten klar geregelt
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Digitale Signatur auf Auswertungen im PDF Format um Authentizität zu garantieren
